Lundi, des consultants ont recommandé à Texas A&M de centraliser son service informatique et d'établir un service d'assistance central pour donner aux dirigeants plus d'informations sur les services.
Une restructuration de l'une des plus grandes universités du pays, décrite dans un rapport publié par deux sociétés embauchées par le système Texas A&M en juin - MGT Consulting et Martin + Crumpton - obligerait l'institution à réduire de moitié le nombre d'unités dans l'organigramme de son département informatique. Les conseils sont conformes aux conclusions plus larges du rapport, notamment le fait que l'université doit mieux organiser ses départements pour plus d'efficacité et de surveillance.
"En conséquence [de la décentralisation], les talents et les ressources financières ne sont pas utilisés de manière pratique ou transparente, et les étudiants, les professeurs et le personnel n'ont pas une clarté totale lorsqu'ils demandent l'aide des unités opérationnelles", indique le rapport. "Un mauvais alignement des responsabilités de surveillance a entraîné une duplication des efforts, des initiatives inefficaces et des charges administratives inutiles pour les professeurs et le personnel."
La nouvelle s'aligne sur une tendance plus large dans les universités et les collèges qui examinent actuellement leurs opérations ou entreprennent des efforts de planification stratégique. Virginia Tech a récemment fait appel à Deloitte pour revoir ses opérations informatiques et de cybersécurité, qui incluront la manière dont l'université équilibre les opérations informatiques départementales et centrales. Dans le cadre du contrat du président de l'université d'Arizona, Robert Bobbins, les régents de l'université se sont fixé pour objectif de trouver des opportunités de « centralisation appropriée » pour les départements, y compris l'informatique.
Texas A&M accueille plus de 70 000 étudiants et opère sur deux campus secondaires. Selon son rapport, les entreprises ont interrogé plus de 16 000 anciens étudiants du Texas A&M, étudiants actuels, professeurs, membres du personnel et doyens, et ils ont examiné les opérations dans les universités homologues et mené des entretiens.
Les consultants ont également recommandé de centraliser d'autres départements - y compris les ressources humaines, les finances et le marketing - mais l'informatique a été mise en avant comme l'un des groupes les plus importants, employant 300 agents de liaison à temps partiel. La façon dont l'université choisit d'adopter ces recommandations affecte les travailleurs, les consultants notant dans le rapport que la restructuration de l'informatique mettrait en évidence les inefficacités et les doublons. Selon le rapport, les dirigeants peuvent réduire les effectifs au fil du temps, réinvestir l'argent dans la mise à jour de la technologie ou de l'infrastructure ou redistribuer les travailleurs pour combler les lacunes.
La centralisation impliquerait de faire travailler les informaticiens affectés à d'autres domaines, comme la recherche ou les affaires étudiantes, dans un département informatique central, et de transférer les communications et les finances des opérations informatiques vers des départements connexes. L'organigramme proposé rationalise les unités en fonction de la centralisation, en regroupant les unités sous des dirigeants, comme un vice-président associé pour les systèmes d'étudiants et de professeurs ou le soutien des collèges sur le campus.
"Non seulement cela augmentera l'efficacité des technologies de l'information et créera une myriade d'efficacités, mais la consolidation entraînera également des améliorations dans la capacité de gérer la cybersécurité à l'échelle du campus", indique le rapport. « L'effort de consolidation et de centralisation des services et du personnel conduira naturellement à une organisation plus efficace. Les économies de coûts devraient être réinvesties pour continuer à faire progresser les services technologiques et d'autres problèmes critiques, tels que la cybersécurité.
Le service d'assistance central est proposé dans le cadre de la recommandation des entreprises selon laquelle Texas A&M collecte davantage de données sur ses services quotidiens, et le rapport note que "peu de données" étaient disponibles sur le support informatique lors de l'examen. Au lieu de cela, le bureau et un système de billetterie créeraient des informations sur le temps nécessaire pour résoudre les problèmes et fourniraient aux informaticiens une structure pour hiérarchiser les tâches, selon le rapport.
L'administration de Texas A&M sollicite des commentaires sur le premier rapport pendant deux semaines et prévoit d'annoncer les recommandations que l'université mettra en œuvre début décembre, a écrit la présidente de Texas A&M, Katherine Banks, dans une lettre au campus.
