La planification d'un mariage peut être carrément stressante. Entre la vérification d'un million de fournisseurs, le suivi d'une montagne de frais et la connaissance de la prochaine étape de votre liste de tâches interminable, il y a tellement de choses à considérer pour un futur conjoint. Parfois, on vous donne un livre de planification de mariage plus gros que votre tête pour faire face au chaos, mais ils ne fonctionnent que si vous les ouvrez.
Quand je me suis fiancé, il est devenu clair que je n'étais pas préparé. J'avais feuilleté mon énorme classeur, épinglé toutes les épingles sur Pinterest et navigué
Le noeud
(un service de planification en ligne qui vous permet de tout faire, de la commande d'invitations à la création d'un site Web de mariage). Mais les outils semblaient tous si disparates et détachés, et j'avais besoin de quelque chose qui puisse tout centraliser. Mon fiancé planifie son enterrement de vie de garçon avec Airtable, et l'écrivain du personnel Wirecutter (ainsi que mon éditeur sur cet article) Elissa Sanci a un ami qui a planifié les détails de tout son mariage sur Discord. Je me suis donc demandé si ces outils d'efficacité au travail seraient exactement ce dont j'avais besoin.
Il s'avère que de nombreux professionnels et amateurs utilisent des applications de gestion de projet pour planifier leurs mariages et autres événements. Pour mieux comprendre comment utiliser au mieux les applications de gestion de projet pour planifier un mariage (ou tout autre grand événement), nous avons contacté des utilisateurs réels pour savoir pourquoi et comment ils ont utilisé ces applications pour planifier leurs mariages. Nous avons également créé nos propres comptes Airtable, Trello et Discord pour tester l'intuitivité de chaque application et ce à quoi vous devez vous attendre lorsque vous les utilisez. Voici ce que nous avons trouvé.
Quelles informations devez-vous inclure lors de votre planification ?
Lorsque vous planifiez un mariage, il y a quelques éléments cruciaux à considérer. Chaque mariage est différent, mais le cœur de l'événement reste le même. Dans votre plan global, vous voudrez inclure
vendeurs
(fleuristes, traiteurs, etc.), un
lieu
, une
liste des invités
, et ton
Mariage
. Cela représente la majorité de vos besoins conjugaux, qu'il s'agisse de rassembler tous les DJ de Détroit ou de planifier votre meilleure soirée entre célibataires à Bali.
Gardez une trace des fournisseurs que vous avez contactés, des services que vous avez réservés, de la date d'échéance des paiements et de tous les détails spécifiques concernant la réservation. Ces fournisseurs peuvent inclure (mais ne sont pas limités à) :
Fleuristes
Traiteurs
Boulangeries
DJ
Entreprises d'éclairage
Location de meubles
Vendeurs de décorations
Options de transport
Une application qui fait tout : Airtable
Frais:
gratuit pour l'accès de base, 120 $ par an pour Plus, 240 $ par an pour Pro
Principales caractéristiques:
Penser à
Table pneumatique
sous forme de feuille de calcul, de calendrier et de liste de tâches au même endroit, ce qu'Airtable appelle une "base". Les feuilles de calcul sont privées par défaut, mais vous pouvez les rendre publiques. Et ton
les données personnelles sont sécurisées
. De plus, Airtable prend en charge des normes de sécurité strictes, notamment
authentification à deux facteurs
.
Qu'est-ce que c'est?
Si vous recherchez un endroit fourre-tout pour conserver les détails de votre mariage, Airtable est incroyablement convivial et personnalisable. Parce que c'est un
base de données relationnelle
outil de gestion qui vous permet de stocker, suivre et mettre à jour les informations rapidement et efficacement, toutes les données que vous saisissez à un endroit seront mises à jour en conséquence dans un autre. Par exemple, dans ma base de test, j'ai créé un onglet pour tous les fournisseurs dont j'aurais besoin. Je l'ai configuré pour voir où j'en suis dans le processus avec chaque fournisseur en fonction de son statut : contacté, réservé, acompte versé et entièrement payé. Non seulement ce statut apparaîtra dans ma « vue de grille », mais il sera également mis à jour dans la vue « état » si je change quoi que ce soit. De même, je peux définir les dates auxquelles les paiements sont dus dans la vue de la grille pour mes fournisseurs, et ces dates seront téléchargées dans ma vue « calendrier ». Par conséquent, étant relationnel, ce qui se passe à un endroit se met simultanément à jour dans un autre.
Comment ça marche?
Après avoir créé votre compte Airtable, vous créez une "base". Ceci est la page de destination pour toutes vos informations. À partir de là, vous voudrez ajouter différents onglets
en fonction de vos besoins
. Chaque onglet vous permet de saisir des informations comme bon vous semble, dans une vue en grille (similaire à une feuille de calcul), une vue en calendrier, un
Kanban
(ou système de colonnes), ou une vue
Gantt
(ou organigramme). Ce système vous permet de suivre les « enregistrements » (données) d'entrée, puis de les suivre à travers des « champs » (colonnes), comme les mises à jour de statut, les dates, les notes, les cases à cocher, etc.
Pourquoi est-ce que je l'utiliserais pour planifier un mariage ?
Lorsque l'ingénieur logiciel Jeff Appareti planifiait son mariage avec sa fiancée il y a quatre ans, il a agrégé toutes leurs données pertinentes dans Airtable. Là, les deux ont pu suivre quels fournisseurs ont été contactés et quand les paiements étaient dus, et ils pouvaient même planifier les affectations de table toujours redoutées. Appareti a publié plus tard la base qu'il a faite sur
Le blog d'Airtable
, donc si vous ne voulez pas repartir de zéro, vous pouvez considérer ses plans comme un plan. "Je pensais juste que cela pourrait être très utile pour les gens et peut-être économiser du temps et de la frustration à certaines personnes, car cela peut être une période très stressante", a déclaré Appareti. « Je dirais qu'avoir cette organisation, en particulier pour ma femme, a été très utile. » Après le mariage, Appareti a pu utiliser sa base de données de listes d'invités via Airtable pour enregistrer de manière transparente les cadeaux de mariage et envoyer des cartes de remerciement.
Une application qui vous permet de cocher des tâches sur votre liste : Trello
Frais:
gratuit pour l'accès de base, 120 $ par année pour la classe affaires
Principales caractéristiques:
Trello
vous permet de cocher facilement les éléments de votre liste et de déplacer les tâches à travers les processus. Trello a
des normes de sécurité strictes pour les données
,
prend en charge l'authentification à deux facteurs
, et dispose d'un
ensemble robuste d'options
concernant les personnes autorisées à accéder aux tableaux.
Qu'est-ce que c'est?
Si vous aimez voir vos informations présentées sous vos yeux, que vous aimez les listes de contrôle et que vous trouvez trop de personnalisations pour être écrasantes, ce tableau de gestion de projet peut être le meilleur outil pour planifier votre mariage. Trello est un outil de gestion de projet principalement basé sur la
Système Kanban
, qui est destiné à représenter visuellement les tâches, en les déplaçant à travers différents points de votre projet dans l'espoir d'éviter les goulots d'étranglement et les faux pas. Comme
la vue Kanban dans Airtable
, Trello propose une série de colonnes qui vous permettent de faire glisser et de déposer des « cartes » dans différentes colonnes. C'est bon pour suivre visuellement vos progrès avec les fournisseurs ou pour disposer des éléments de votre événement bloc par bloc. Avec l'abonnement Business Class, vous pouvez également consulter vos données dans différentes vues (chronologie, tableau, calendrier, tableau de bord et cartes), mais ce n'est pas essentiel, selon les experts. Trello peut sembler être votre conseil de gestion de projet typique pour les efforts d'entreprise hyper-collaboratifs, mais quand vous pensez à tout ce qu'il faut pour planifier un mariage... eh bien, les détails ne sont pas trop éloignés de ce domaine.
Comment ça marche?
Trello vous permet de créer différents tableaux pour organiser vos informations. Par exemple, lors du test de cette application pour la planification de mariage, j'ai créé un tableau spécifiquement pour les fournisseurs et un autre pour le plan de la semaine. Chaque tableau est personnalisable, vous pouvez donc créer des colonnes pour différents sujets ou différentes étapes du processus de planification. Pour garder une trace de mes fournisseurs, j'ai utilisé les colonnes pour noter les différentes étapes dans lesquelles chaque fournisseur se trouvait (appelé, réservé, acompte versé et entièrement payé). Mais pour mon plan de la semaine, j'ai séparé mes informations par sujet (dîner de répétition, plan photo, cérémonie, etc.). Chaque carte vous permet d'ajouter des dates d'échéance, des listes de contrôle, des notes, des documents et des étiquettes, en fonction de vos besoins. Comme
organisatrice de mariage Desirée Adams
noté, les collaborateurs peuvent également commenter les cartes afin de synthétiser les informations pertinentes en un seul endroit.
Pourquoi est-ce que je l'utiliserais pour planifier un mariage ?
Adams
s'extasie sur Trello en tant qu'outil de planification d'événements. "J'adore Trello parce qu'il est très facile à prendre en main et à utiliser, donc les couples n'ont pas de mal à l'apprendre", a-t-elle déclaré. « C'est aussi très bien pour la collaboration. » Elle a dit qu'elle connectait son Google Drive - où elle peut conserver des documents importants comme des contrats - au tableau Trello, et elle s'assure que chaque colonne et chaque carte sont clairement étiquetées avec les dates d'échéance et les éléments d'action. À partir de là, Adams a déclaré qu'elle était capable de collaborer avec ses couples sur la planification, en créant des tâches spécifiques qu'ils peuvent facilement cocher sur sa liste bien organisée. Adams utilise également la fonction de commentaires sur Trello pour créer un espace centralisé permettant à ses couples de communiquer avec elle. Elle recommande de traiter un tableau Trello de la même manière que vous traiteriez normalement les dossiers de votre courrier électronique. Pourtant, au lieu d'avoir à rechercher constamment votre boîte de réception, tout est sur le tableau. Adams a dit qu'elle croyait tellement en ce système qu'elle a créé une « Liste de contrôle de mariage ultime », un modèle pour Trello que vous pouvez
acheter dans son magasin pour environ 100 $
, éliminant ainsi tout finagling d'application que vous pourriez avoir à faire lors de la configuration de votre propre tableau Trello. Elle nous a donné un avant-goût, et c'est détaillé à la minute près, parfait pour tous ceux qui ne veulent pas trop penser au pré-mariage et à la planification du jour. (Adams avait l'habitude de recevoir trois mois gratuits d'adhésion Gold pour tout couple qui utilisait sa planche, mais Trello a depuis cessé de la renouveler.)
Une appli pour discuter et collaborer : Discord
Frais:
gratuit pour l'accès de base, 100 $ par an pour Nitro
Principales caractéristiques:
Discorde
vous permet de créer une communauté où vous pouvez organiser tout le monde via texte, vidéo et message vocal. Discorde
a de nombreuses caractéristiques de sécurité
qui vous permettent de personnaliser votre visibilité et votre confidentialité sur la plateforme, notamment en mettant en place une authentification à deux facteurs et
contrôle qui peut accéder à un canal de discussion
.
Qu'est-ce que c'est?
Discord est un serveur de discussion qui vous permet de communiquer avec des personnes par messagerie texte, vocale et vidéo. Bien qu'il soit souvent utilisé par les joueurs pour coordonner les sessions de jeu, n'importe qui peut créer une communauté sur Discord. Vous pouvez rejoindre des communautés publiques ou créer vos propres serveurs privés sur invitation uniquement.
Comment ça marche?
Contrairement à Trello et Airtable, Discord n'a pas été créé pour la gestion de projet. Il s'agit essentiellement d'une application de messagerie similaire à Slack (ou à tout autre programme de discussion) principalement utilisée par les joueurs cherchant à cultiver une communauté de joueurs partageant les mêmes idées. Mais quand Elissa m'a dit que son amie avait planifié tout son mariage sur Discord (enterrement de vie de jeune fille et tout le reste), j'ai réalisé que l'application n'était pas réservée aux joueurs et aux discussions de groupe. Elle peut être un outil utile pour regrouper des informations et des commentaires facilement accessibles. Tout d'abord, vous devez créer un serveur qui sera en quelque sorte votre base principale ; J'ai nommé le mien « Planification de mariage », pour le garder précis. À partir de là, vous pouvez créer divers canaux en fonction du sujet. Mes chaînes comprenaient des vendeurs, une liste d'invités, une fête de marié, une fête de mariée, des décorations, un lieu, des photos, une inspiration photo et un dîner de répétition. (Comme mentionné précédemment, ces catégories correspondent entièrement aux besoins de votre mariage.) Une fois que tout est configuré, vous pouvez ajouter toute personne que vous souhaitez à votre serveur et commencer à discuter.
Pourquoi est-ce que je l'utiliserais pour planifier un mariage ?
Nicole Greenwood, qui se spécialise dans la logistique de projet, utilise Discord pour planifier son propre mariage. Elle a organisé son serveur avec « toutes les catégories distinctes auxquelles vous pouvez penser », y compris le thème, les tenues de mariage et les palettes de couleurs. Elle a créé son serveur avec des chaînes privées que seules ses demoiselles d'honneur peuvent voir, donc son fiancé ne pourra pas jeter un coup d'œil. Elle a appelé cette catégorie « Personnel autorisé uniquement » et elle l'utilise pour partager des détails comme des photos de la robe et d'autres aspects qu'elle ne veut pas que son fiancé (qui fournit également des liens et des photos utiles à son serveur) voir. L'ensemble du serveur permet à Greenwood de se connecter facilement avec toutes les personnes dont elle a besoin, et il conserve les données pertinentes au même endroit grâce à ses canaux bien organisés.
Mais ce n'est pas tout. Greenwood modère un serveur Discord appelé Wedding Planning. Bien qu'il ait commencé comme une petite communauté, le groupe compte maintenant environ 40 épouses actuelles et anciennes qui s'entraident pour planifier tous les détails imaginables du mariage. Grâce à cette communauté, des décorations ont été transmises, des organisateurs de mariage ont été partagés et des amitiés se sont formées.
Et les autres applications ?
Nous avons examiné Airtable, Trello et Discord car ils sont très courants et accessibles, et ils étaient déjà sur notre radar en fonction de l'expérience de travail (Wirecutter utilise Trello et Airtable pour gérer les projets). Cependant, ce ne sont pas les seules applications de gestion de projet et communautaires qui pourraient être utiles aux couples en proie à la planification de leur mariage. Au cours de mes conversations avec eux, Appareti et Greenwood ont mis quelques sites Web et applications sur mon radar.
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,
Notion
, et
les tables
étaient trois alternatives que Appareti a déclaré avoir rencontrées professionnellement. Greenwood cité
Joie
comme un excellent site Web spécifique au mariage que les gens peuvent également utiliser. En fin de compte, après avoir testé et discuté avec des gens à ce sujet, nous sommes arrivés à la conclusion que ce qui fonctionne le mieux pour vous est finalement ce que vous devriez utiliser. La planification d'un mariage peut être stressante, et si ce gros livre est votre grâce salvatrice, allez-y. Vous aimez faire des feuilles de calcul Excel ? Incroyable. Le Knot a tout ce dont vous avez besoin ? Parfait. Votre grand jour mérite d'être le meilleur, et tout ce qui vous aide à y arriver est le bon choix pour vous.
