Vakuutuskirje nro 7 (2021)
19. heinäkuuta 2021
TO: kaikki valtuutetut henkivakuutusyhtiöt, eläkejärjestelmät, veljesvakuutusyhtiöt, työntekijöiden hyvinvointirahastot, valtuutetut tapaturma- ja sairausvakuutusyhtiöt, 43 artiklan mukaiset yhtiöt, sertifioidut kansanterveyslain artiklan 44 terveydenhuoltojärjestöt, kunnalliset osuuskunnalliset terveysetuudet vakuutuslain § 1124 mukaisesti sertifioidut suunnitelmat ja opiskelijoiden terveyssuunnitelmat
RE:Henki- ja sairausvakuutusteollisuuden katastrofisuunnittelu, -valmius ja reagointi
LAINSÄÄDÖT JA LAINSÄÄDÄNTÖ VIITTEET:vakuutuslain pykälät 308, 1109 ja 1124 sekä artiklat 42, 43, 45, 46 ja 47; rahoituspalvelulaki § 202; ja 11 NYCRR 243 (vakuutusasetus 152), 11 NYCRR 420 (vakuutusasetus 169) ja 11 NYCRR 421 (vakuutusasetus 173).
Minä. Yhteenveto
Kokemus opettaa meille, että katastrofit – lamauttavat myrskyt, tulvat, terrori-iskut, kyberturvallisuusloukkaukset, pandemiat – voivat tapahtua odottamatta, mikä tarkoittaa, että meidän on oltava valmiita reagoimaan kaikilla tasoilla, jos sellainen tapahtuu. Tämä kiertokirje esittää standardit odotetaan valtuutetuilta henkivakuutusyhtiöiltä, eläkejärjestelmiltä, veljesvakuutusyhtiöiltä, työntekijöiden hyvinvointirahastoilta, valtuutetuilta tapaturma- ja sairausvakuutusyhtiöiltä, 43 artiklan mukaisilta yrityksiltä, sertifioiduilta kansanterveyslain artiklan 44 terveydenhuoltoorganisaatioilta, kunnallisilta terveysetuohjelmilta ja opiskelijoiden terveydenhuoltosuunnitelmilta. vakuutuslain § 1124 (yhteisesti "osoittajat") mukaisesti suunniteltaessa, valmistautuessaan ja reagoittaessa kaikkialla maailmassa, mukaan lukien New Yorkin osavaltiossa, tapahtuviin katastrofeihin, jotka voivat vaikuttaa vastaanottajan kykyyn jatkaa liiketoimintaa ja ihmisten palvelemista. New Yorkin osavaltiossa. Tämä kiertokirje kumoaa ja korvaa kiertokirjeen nro 6 (2019). Erillinen kiertokirje kattaa katastrofisuunnittelun, -valmiuden ja kiinteistö-/onnettomuusalan toiminnan.
II. Keskustelu
Kun New Yorkissa tapahtuu katastrofi, New Yorkin osavaltion rahoituspalveluministeriö ("osasto") toimittaa kuvernöörille ja New Yorkin osavaltion hätätilanteiden hallinnan toimistolle ("SOEM") tärkeitä tietoja varojen määrästä ja laajuudesta. katastrofista aiheutuvat menetykset, vahingot, henkilövammat ja kuolemat. Näiden tietojen perusteella kuvernööri päättää, pyydetäänkö liittovaltion katastrofiilmoitusta ja milloin se ja miten valtion varojen käyttö priorisoidaan.
Vakuutusala on tunnistettu keskeiseksi voimavaraksi katastrofien aiheuttamien menetysten, vahinkojen, henkilövahinkojen ja kuolemantapausten varhaisessa arvioinnissa, ja sillä on tärkeä rooli tappioiden, vahinkojen, henkilövahinkojen ja kuolemantapausten suuruuden määrittämisessä. , olivatpa ne vakuutettuja tai vakuuttamattomia, ja sopivan vastauksen määrittämisessä. Näin ollen kaikkien vastaanottajien tulee auttaa osastoa saamaan tarvittavat tiedot ennen katastrofia, sen aikana ja sen jälkeen.
Oleellinen osa katastrofeihin reagoimista on Department's Insurance Emergency Operations Center ("IEOC"), jossa työskentelee vakuutusalan katastrofiyhteyshenkilöitä ja osaston edustajia ja joka koordinoi katastrofitoimia. Rahoituspalvelujen superintendentti (" Superintendent”) aktivoi IEOC:n katastrofin luonteen ja laajuuden mukaisesti. Mikäli mahdollista, superintendentti neuvottelee vakuutusalan kanssa ennen IEOC:n aktivointia.
A. Ennen kuin katastrofi iskee
Jokaisen vastaanottajan tulee tehdä vähintään kerran vuodessa liiketoimintaan kohdistuvien vaikutusten analyysi ennustaakseen, mitä seurauksia liiketoimintatoimintojen ja prosessien häiriintymisestä voi aiheutua katastrofin seurauksena, ja kerätä tietoja, joita tarvitaan elvytysstrategioiden kehittämiseen. Liiketoimintavaikutusanalyysin tulee tunnistaa toiminnalliset vaikutukset. ja taloudelliset vaikutukset, jotka johtuvat liiketoiminnan toimintojen ja prosessien häiriintymisestä, ja olisi otettava huomioon vähintään seuraavat seikat, jos olennaista:(a) ajankohta, jolloin liiketoiminnan keskeytyksellä olisi suurempi vaikutus, kuten tietty kausi tai loppu kuukauden tai vuosineljänneksen osalta;b) aika, jota ennen liiketoiminnan keskeytymisellä olisi toiminnallisia tai taloudellisia vaikutuksia;c) rakennuksille aiheutuneiden fyysisten vahinkojen toiminnalliset ja taloudelliset vaikutukset; koneiden, järjestelmien tai laitteiden vaurioituminen tai rikkoutuminen; rajoitettu pääsy tontille tai rakennukseen; sähkökatkos; tietotekniikan vahingoittuminen tai menetys tai korruptio; keskeisten työntekijöiden poissaolot; d) resurssit, joita yritys tarvitsee jatkaakseen toimintaansa vaihtelevissa häiriötasoissa; ja (e) vakuutuksenottajien, vakuutuksenottajien, sopimushaltijoiden, vakuutettujen, eläkkeensaajien, maksunsaajien, edunsaajien ja terveyspalvelujen tarjoajien (yhdessä "asiakkaat") tyytymättömyyden tai loikkauksen mahdollisuus.
Vastaanottajan tulee käyttää tämän analyysin tuloksia toiminnan jatkuvuussuunnitelman laatimiseen, ylläpitämiseen ja päivittämiseen tarpeen mukaan. Jokaisen vastaanottajan tulee myös suorittaa vähintään vuosittain riskipohjainen analyysi kyvystään auttaa asiakkaita New Yorkin osavaltiossa, jota asia koskee. missä tahansa maailmassa, mukaan lukien New Yorkin osavaltiossa, tapahtuneen katastrofin vuoksi, ja hänen tulee käyttää tämän analyysin tuloksia sellaisen katastrofivalmiussuunnitelman laatimiseen, ylläpitämiseen ja päivittämiseen tarvittaessa, jossa otetaan huomioon analyysin tulokset. Toiminnan jatkuvuus ja katastrofivalmiussuunnitelmien tulee olla erillisiä asiakirjoja.
Osasto ymmärtää, että koko, toimialat ja yritysrakenne vaihtelevat vastaanottajien välillä. Tästä syystä vastaanottajan liiketoiminnan jatkuvuus- ja katastrofivalmiussuunnitelmien tulee olla soveltuvia vastaanottajan ja sen kirjoittaman liiketoiminnan luonteeseen, laajuuteen ja monimutkaisuuteen tai toimii, ja sen tulee noudattaa tässä kiertokirjeessä esitettyjä standardeja tarpeen mukaan.
Osasto ymmärtää, että tietyt vastaanottajat ovat vakuutuslain 15 artiklan mukaisten holdingyhtiöjärjestelmien jäseniä tai vakuutuslain 17 artiklan mukaisia emoyhtiöiden tytäryhtiöitä (yhteisesti "ryhmät"). Vastaanottaja voi kuulua liiketoiminnan jatkuvuuden tai katastrofin piiriin. holdingyhtiön tai emoyhtiön tai muun konsernin jäsenen laatima vastaussuunnitelma. Tällaisissa tapauksissa vastaanottajan tulee olla valmis osoittamaan osastolle, että suunnitelma vastaa vastaanottajan ja sen asiakkaiden tarpeita.Jos suunnitelma ei tehdä niin, tai jos suunnitelma, sellaisena kuin sitä on sovellettu vastaanottajaan, on ministeriön näkemyksen mukaan riittämätön, osasto pyytää vastaanottajaa laatimaan oman toiminnan jatkuvuus- tai katastrofivalvontasuunnitelmansa.
1. Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma
Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmassa tulee huomioida vähintään seuraavat asiat, jos se on olennaista:
Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma tulee tarkistaa ja hyväksyä vähintään kerran vuodessa joko vastaanottajan tai ryhmän jäsenen (1) hallituksen tai sen asianmukaisen komitean tai (2) hallintoelimen toimesta.Samassa paikassa sijaitsevat vastaanottajat. maantieteellisellä alueella saattaa olla kustannustehokasta yhdistää resursseja ja perustaa yhteisiä tiloja, kuten yhteisiä vaihtoehtoisia työmaita, jos heidän liiketoimintansa ja prosessinsa häiriintyvät katastrofin seurauksena. Osasto kannustaa tällaiseen yhteistyöhön, edellyttäen, että:(1) vastaanottajat ylläpitävät erillistä hallintoa ja toimintaa; (2) vastaanottaja ei paljasta luottamuksellisia asiakastietoja ilman asianmukaista suostumusta; ja (3) vastaanottaja ylläpitää kirjanpitoa 11 NYCRR 243 (vakuutusasetus 152), 11 NYCRR 420 (vakuutusasetus 169) ja 11 NYCRR 421 (vakuutusasetus 173) mukaisesti.
2. Katastrofiapusuunnitelma
Katastrofivalvontasuunnitelmassa tulee käsitellä vähintään seuraavia asioita, jos olennaista:
Joko vastaanottajan tai ryhmän jäsenen (1) hallituksen tai sen asianmukaisen komitean tai (2) hallintoelimen tulee tarkistaa ja hyväksyä katastrofivalmiussuunnitelma vähintään kerran vuodessa.
3. Liiketoiminnan jatkuvuus- ja katastrofiapusuunnitelmien tallennus
Vastaanottajan tulee jakaa toiminnan jatkuvuus- ja katastrofisuunnitelmat kaikille asiaankuuluville työntekijöille. Toiminnan jatkuvuusryhmän johtajan ja katastrofin johtajan tulee ylläpitää peruskopiota liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmasta ja katastrofivalvontasuunnitelmasta. Toiminnan jatkuvuus- ja katastrofivalmiussuunnitelmien kopiot tulee tallentaa turvalliseen muuhun paikkaan muodossa, joka mahdollistaa pääsyn, jos vastaanottajan palvelimet ovat poissa käytöstä, ja mahdollistaa tarvittaessa tulostuksen.
4. Katastrofiapusuunnitelman ja -kyselyn sekä liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman kyselylomakkeen arkistointi
Jokaisen vastaanottajan on 8.10.2021 mennessä toimitettava osastolle katastrofisuunnitelma, vastaus katastrofisuunnitelman kyselyyn ja vastaus liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman kyselyyn vakuutuslain 308 §:n mukaisesti. § 308(a)(1), vastaanottajan lausunnossa on oltava toimituksen valvonnasta vastaavan virkailijan tai muun toimeenpanijan allekirjoitus, jossa vahvistetaan, että lähetyksessä annetut tiedot pitävät paikkansa väärän valaan rangaistuksen uhalla.
Osasto pyytää vastaanottajaa toimittamaan kaikki tarvittavat tiedot osastolle osaston portaalisovelluksen kautta. Katastrofisuunnitelman sekä kyselylomakkeen ja liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman kyselylomakkeen täyttämistä ja toimittamista koskevat ohjeet sekä portaalisovelluksen käyttöohjeet ovat saatavilla tällä sivustolla. Vastaanottajan tulee ilmoittaa osastolle mahdollisimman pian kaikista pyydetyissä tiedoissa tapahtuneista muutoksista lähettämällä päivitetty vastaus katastrofivalvontasuunnitelmaan tai liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaan.
Jokaisen vastaanottajan on toimitettava nykyinen katastrofisuunnitelmansa, vaikka se olisi sama kuin viimeinen osastolle jätetty suunnitelma. Kuten portaalihakemuksessa todetaan, vastaanottajan tulee katastrofisuunnitelmaa jättäessään dokumentoida, että katastrofisuunnitelman on hyväksynyt asianomainen hallitus tai sen asianmukainen toimikunta tai jos hallitusta ei ole, hallintoelin. . Vastaanottajan on seurattava kaikki katastrofivalmiussuunnitelmaan tehdyt muutokset edellisen toimituksen jälkeen, jotta osasto voi helposti tunnistaa muutokset.
Katastrofin toimintasuunnitelman tulee sisältää katastrofivalvontasuunnitelman kattaman vastaanottajan nimi, vastaanottajan National Association of Insurance Commissioners ("NAIC") -numero ja yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. määrä. Lisäksi vastaanottajan tulee toimittaa katastrofivalvontasuunnitelma hakukelpoisena asiakirjana, kuten Adobe pdf-tiedostona.
B. Katastrofin jälkeen
1. Katastrofiyhteydet
Katastrofin jälkeen valvoja voi ottaa yhteyttä nimettyihin vastaanottajien katastrofiyhteyshenkilöihin, jotka edustavat vastaanottajia, joilla on eniten suoria vakuutusmaksuja katastrofialueella. Katastrofiyhteyshenkilöiden tulee olla valmiita osallistumaan osavaltion katastrofisuunnitelmaan seuraavasti:
Katastrofiyhteyshenkilöiden tulee:
2. Katastrofin kattavuustiedot ja tappiotilastot
Katastrofin jälkeen osasto ottaa tarvittaessa yhteyttä katastrofiyhteyshenkilöihin, joiden tulee toimittaa osastolle kattavuustiedot ja vahinkotilastot. Osasto voi tarvittaessa pyytää tietoja ja tilastoja jatkuvasti.
C. New Yorkin tietoverkko
Entinen vakuutusosasto julkaisi 3. toukokuuta 2002 vakuutuskiertokirjeen nro 12 (2002), jolla perustettiin New Yorkin tietoverkko ("NYIN"). NYIN on tärkein kanava, jonka kautta osasto välittää tiedusteluraportteja ja muuta kriittistä mutta arkaluontoista tietoa terrorismista New Yorkin vakuutusyhteisölle. Osana NYINiä vastaanottajien toimitusjohtajan ("toimitusjohtajat") tai heidän vastaavansa tulisi nimetä ensisijainen ja toissijainen tiedustelu- tai tietovirkailija käyttämällä NYIN:n nimettyä ensisijaista palvelua. ja toissijaiset tiedustelu-/tietovirkailijat -lomake ovat saatavilla tällä verkkosivustolla.Ensisijainen tiedustelu- tai tiedottaja toimii ainoana yhteyshenkilönä kaikkeen terrorismiin liittyvään tiedustelutietoon ja tietoon.Tämä henkilö on vastuussa osastolle tällaisten tiedustelutietojen tai tietojen toimittamisesta. tapauksissa, joissa osaston on välitettävä arkaluontoisia tietoja vastaanottajille, osasto aloittaa viestinnän NYIN:n kautta ja tiedot ohjataan vain ensisijaiselle tiedustelu- tai tiedottajalle. Toissijainen tiedustelu- tai tiedottaja toimii varayhteyshenkilönä, kun ensisijainen tiedustelu- tai tiedottaja ei ole tavoitettavissa. Osasto ottaa yhteyttä toissijaiseen tiedustelu- tai tietovastaavaan, kun kriittistä tietoa on välitettävä vastaanottajalle ja useat yritykset ottaa yhteyttä ensisijaiseen tiedustelu- tai tiedottajaan ovat epäonnistuneet.
Ensisijaisten ja toissijaisten tiedustelu- tai tietovirkailijoiden tulee olla ylemmän tason johtajia, joilla on valtuudet kommunikoida suoraan vastaanottajan toimitusjohtajan (tai vastaavan) kanssa. Henkilö ei saa toimia ensisijaisena ja toissijaisena tiedustelu- tai tiedotusvastaavana sama vastaanottaja.Jos vastaanottajat ovat osa ryhmää, ensisijainen ja toissijainen tiedustelu- tai tiedottaja on nimettävä yksittäisen vastaanottajan perusteella. Vaikka sama henkilö voidaan nimetä joko ensisijaiseksi tai toissijaiseksi tiedustelu- tai tiedottajaksi Ryhmän yksittäisten vastaanottajien nimitys tulee syöttää erikseen kullekin vastaanottajalle yllä olevan linkin kautta.
Vastaanottajan tulee toimittaa osastolle päivitetyt tiedot mahdollisimman pian, jos aiemmin toimitetut tiedot muuttuvat.
III. Johtopäätös
Tämä kiertokirje pyrkii auttamaan vastaanottajia suunnittelemaan, valmistautumaan katastrofeihin ja reagoimaan niihin. Vastaanottajan yhteistyö oikea-aikaisten ja täsmällisten vastausten toimittamisessa on välttämätöntä, ja New Yorkin osavaltion ministeriö ja ihmiset arvostavat sitä.
Osoittakaa tätä kiertokirjettä koskevat kysymykset Ashbert Carringtonille, Financial Services Examiner 2, puhelimitse numeroon (212) 480-4702 tai sähköpostitse osoitteeseen [email protected].
Todellakin sinun,
Linda A. Lacewell
Rahoituspalvelujen johtaja
