Pojistný oběžník č. 7 (2021)
19. července 2021
PRO: Všechny autorizované životní pojišťovny, penzijní systémy, bratrské společnosti, sociální fondy zaměstnanců, autorizované úrazové a zdravotní pojišťovny, korporace podle článku 43, certifikované organizace na ochranu zdraví podle článku 44 zákona o veřejném zdraví, zdravotní dávky obecních družstev plány a zdravotní plány studentů certifikované podle § 1124 zákona o pojišťovnictví
RE: Plánování, připravenost a reakce na katastrofy ze strany odvětví životního a zdravotního pojištění
ODKAZY NA STATUTÁRNÍ A PŘEDPISY:Oddíly 308, 1109 a 1124 a články 42, 43, 45, 46 a 47 pojistného zákona; Sekce 202 zákona o finančních službách; a 11 NYCRR 243 (Nařízení o pojištění 152), 11 NYCRR 420 (Nařízení o pojištění 169) a 11 NYCRR 421 (Nařízení o pojištění 173).
I. Shrnutí
Zkušenosti nás učí, že katastrofy – ochromující bouře, povodně, teroristické útoky, narušení kybernetické bezpečnosti, pandemie – se mohou stát neočekávaně, což znamená, že musíme být připraveni reagovat na všech úrovních, pokud k takové události dojde. Tento oběžník stanoví standardy očekávané od autorizovaných životních pojišťoven, penzijních systémů, bratrských společností, zaměstnaneckých fondů sociální péče, autorizovaných úrazových a zdravotních pojišťoven, korporací podle článku 43, certifikovaných organizací zdravotní péče podle článku 44 zákona o veřejném zdraví, městských družstevních zdravotních plánů a studentských zdravotních plánů certifikovaných podle zákona o pojišťovnictví § 1124 (souhrnně „adresáti“) při plánování, přípravě a reakci na katastrofy, ke kterým dojde kdekoli na světě, včetně státu New York a které by mohly ovlivnit schopnost adresáta pokračovat v podnikání a poskytovat služby lidem státu New York. Tento oběžník ruší a nahrazuje oběžník č. 6 (2019). Samostatný oběžník se zabývá plánováním katastrof, připraveností a reakcí ze strany odvětví majetku a úrazů.
II. Diskuse
Když dojde v New Yorku ke katastrofě, ministerstvo financí státu New York (dále jen „oddělení“) poskytne guvernérovi a úřadu pro mimořádné události státu New York (“SOEM”) důležité informace týkající se množství a rozsahu ztráty, škody, zranění osob a úmrtí v důsledku katastrofy. Na základě těchto informací guvernér rozhodne, zda a kdy požádat o federální prohlášení o katastrofě a jak upřednostnit nasazení státních prostředků.
Pojišťovnictví bylo identifikováno jako klíčový zdroj při poskytování včasného hodnocení ztrát, škod, zranění osob a úmrtí v důsledku katastrof a hraje důležitou roli při kvantifikaci velikosti ztrát, škod, zranění osob a úmrtí. , ať už pojištěných nebo nepojištěných, a při určování vhodné reakce. V souladu s tím by všichni adresáti měli pomáhat ministerstvu se získáváním nezbytných informací před katastrofou, během ní a po ní.
Nedílnou součástí reakce na jakoukoli katastrofu je operační středisko pro mimořádné události v pojišťovnictví („IEOC“), které je zaměstnáno kontaktními osobami z pojišťovnictví a zástupci ministerstva a které koordinuje reakce na katastrofy. Superintendent of Financial Services (“ Superintendent”) aktivuje IEOC v souladu s povahou a rozsahem katastrofy. Je-li to možné, bude Superintendent před aktivací IEOC konzultovat s pojišťovnou.
A. Než dojde ke katastrofě
Každý adresát by měl alespoň jednou ročně provést analýzu dopadu na podnikání, aby předpověděl důsledky narušení jakékoli podnikové funkce a procesu v důsledku katastrofy, a shromáždil informace potřebné k vývoji strategií obnovy. Analýza dopadu na podnikání by měla identifikovat provozní a finanční dopady vyplývající z narušení obchodních funkcí a procesů a měli by jako relevantní zvážit minimálně následující: (a) okamžik, kdy by přerušení podnikání mělo větší dopad, jako je konkrétní sezóna nebo konec měsíce nebo čtvrtletí;b) množství času, před kterým by přerušení provozu mělo provozní nebo finanční dopad;c) provozní a finanční dopad fyzického poškození budov; poškození nebo porucha strojů, systémů nebo zařízení; omezený přístup na místo nebo budovu; výpadek sítě; poškození nebo ztráta nebo poškození informačních technologií; a absence důležitých zaměstnanců; d) zdroje potřebné k tomu, aby podnik mohl nadále fungovat při různých úrovních přerušení; a (e) potenciál pro nespokojenost nebo nedostatek ze strany vlastníků pojistek, pojistníků, držitelů smluv, pojištěnců, příjemců důchodů, příjemců plateb, příjemců a poskytovatelů zdravotních služeb (souhrnně „zákazníci“).
Adresát by měl výsledky této analýzy použít k vytvoření, udržování a případné aktualizaci plánu kontinuity provozu. Každý adresát by měl také alespoň jednou ročně provést analýzu své kapacity na základě rizik pomoci zákazníkům v postiženém státě New York. katastrofou, ke které došlo kdekoli na světě, včetně státu New York, a měla by použít výsledky této analýzy k vytvoření, udržování a aktualizaci plánu reakce na katastrofu, který bere v úvahu výsledky analýzy. plány reakce na katastrofy by měly být samostatnými dokumenty.
Oddělení uznává, že velikost, obory podnikání a podniková struktura se u jednotlivých adresátů liší. Plány kontinuity podnikání a reakce na katastrofy adresáta by proto měly odpovídat povaze, rozsahu a složitosti adresáta a podniku, který píše nebo provádí a měla by se podle potřeby řídit normami stanovenými v tomto oběžníku.
Ministerstvo chápe, že někteří adresáti jsou členy systémů holdingových společností podle článku 15 zákona o pojišťovnictví nebo jsou dceřinými společnostmi mateřských společností podle článku 17 zákona o pojišťovnictví (společně „skupiny“). Adresát může být kryt kontinuitou podnikání nebo katastrofou plán reakce vytvořený holdingovou společností nebo mateřskou společností nebo jiným členem skupiny. V takových případech by měl být adresát připraven ministerstvu prokázat, že plán počítá s potřebami adresáta a jeho zákazníků. udělejte tak, nebo pokud je podle úsudku ministerstva plán, jak byl uplatněn na adresáta, nedostatečný, pak ministerstvo požádá adresáta, aby vytvořil vlastní plán kontinuity provozu nebo plán reakce na katastrofy.
1. Plán kontinuity podnikání
Plán kontinuity podnikání by měl podle potřeby řešit minimálně následující položky:
Plán kontinuity provozu by měl být přezkoumáván a schvalován alespoň jednou ročně buď adresátem, nebo členem skupiny (1) představenstvem, nebo jeho příslušným výborem, nebo (2) řídícím orgánem.Adresáti sídlící ve stejném pro geografickou oblast může být nákladově efektivní sdružit své zdroje a zřídit sdílená zařízení, jako jsou sdílená alternativní pracoviště, v případě, že jejich obchodní funkce a procesy budou narušeny v důsledku katastrofy. Ministerstvo tento druh kooperativního přístupu podporuje, za předpokladu, že: (1) adresáti mají oddělené řízení a operace; (2) adresát neprozradí důvěrné informace o zákaznících bez příslušného souhlasu; a (3) adresát vede záznamy v souladu s 11 NYCRR 243 (Nařízení o pojištění 152), 11 NYCRR 420 (Nařízení o pojištění 169) a 11 NYCRR 421 (Nařízení o pojištění 173).
2. Plán reakce na katastrofy
Plán reakce na katastrofu by měl podle potřeby řešit minimálně následující položky:
Plán reakce na katastrofy by měl být přezkoumán a schválen alespoň jednou ročně buď adresátem, nebo členem skupiny (1) správní radou nebo příslušným výborem nebo (2) řídícím orgánem.
3. Ukládání plánů kontinuity provozu a reakce na katastrofy
Adresát by měl distribuovat plány kontinuity podnikání a reakce na katastrofy všem příslušným zaměstnancům. Vedoucí týmu pro zajištění kontinuity provozu a vedoucí po katastrofě by měli udržovat hlavní kopii plánu zachování provozu a plánu reakce na katastrofy. Kopie plánů kontinuity provozu a reakce na katastrofy by měly být uloženy na bezpečném místě mimo pracoviště ve formátu, který umožňuje přístup v případě výpadku serverů adresáta a umožňuje tisk na vyžádání.
4. Vyplnění plánu reakce na katastrofy a dotazníku a dotazníku plánu kontinuity podnikání
Do 8. října 2021 musí každý adresát předložit ministerstvu plán reakce na katastrofu, odpověď na dotazník k plánu reakce na katastrofu a odpověď na dotazník k plánu kontinuity provozu podle § 308 zákona o pojišťovnictví. V § 308 písm. a) odst. 1 musí být podání adresáta opatřeno podpisem úředníka nebo jiného vedoucího pracovníka odpovědného za dohled nad podáním, který potvrzuje, že údaje uvedené v podání jsou pravdivé, pod hrozbou křivé přísahy.
Oddělení požaduje, aby adresát provedl všechna požadovaná podání na oddělení prostřednictvím portálové aplikace ministerstva. Na této webové stránce jsou k dispozici pokyny pro vyplnění a odeslání plánu reakce na katastrofy a dotazníku a dotazníku plánu kontinuity provozu, jakož i pokyny k použití portálové aplikace. Adresát by měl co nejdříve nahlásit ministerstvu jakoukoli změnu v požadovaných informacích předložením aktualizované odpovědi na dotazník k plánu reakce na katastrofy nebo plánu kontinuity provozu.
Každý adresát musí předložit svůj aktuální plán reakce na katastrofu, i když je stejný jako poslední plán předložený ministerstvu. Jak je uvedeno v portálové aplikaci, při předkládání plánu reakce na katastrofu musí adresát doložit, že plán reakce na katastrofu byl schválen příslušnou správní radou nebo jejím příslušným výborem, nebo pokud správní rada neexistuje, pak řídícím orgánem. . Adresát musí sledovat všechny změny plánu reakce na katastrofy od posledního předložení tak, aby byly změny snadno identifikovatelné oddělením.
Plán reakce na katastrofu by měl obsahovat jméno adresáta nebo adresátů, na které se vztahuje plán reakce na katastrofu, číslo adresáta National Association of Insurance Commissioners („NAIC“) a jméno kontaktní osoby, e-mailovou adresu a telefon. číslo. Kromě toho by měl adresát předložit plán reakce na katastrofu jako dokument s možností vyhledávání, jako je soubor Adobe PDF.
B. Po katastrofě
1. Spojení při katastrofě
Po katastrofě může vrchní inspektor kontaktovat určené kontaktní osoby pro katastrofy, které zastupují adresáty s největším množstvím přímého předepsaného pojistného v oblasti katastrofy. Kontaktní osoby pro případ katastrofy by měly být připraveny na účast ve státním plánu reakce na katastrofy takto:
Kontaktní osoby pro případ katastrofy by měly:
2. Údaje o pokrytí po katastrofě a statistiky ztrát
Po katastrofě bude ministerstvo podle potřeby kontaktovat kontaktní osoby pro katastrofy, které by měly ministerstvu poskytnout údaje o pokrytí a statistiky škod. Ministerstvo si může podle potřeby průběžně vyžádat údaje a statistiky.
C. New York Information Network
Dne 3. května 2002 vydalo bývalé oddělení pojištění dopis č. 12 (2002) o založení New York Information Network (“NYIN”). NYIN je hlavním kanálem, jehož prostřednictvím bude ministerstvo sdělovat zpravodajské zprávy a další kritické, ale citlivé informace o terorismu pro newyorskou pojišťovací komunitu. Jako součást NYIN by měli generální ředitelé adresátů („CEO“) nebo jejich ekvivalent jmenovat primárního a sekundárního zpravodajského nebo informačního důstojníka pomocí NYIN Designated Primary a formulář sekundárních zpravodajských/informačních důstojníků, který je k dispozici na této webové stránce. Primární zpravodajský nebo informační důstojník bude sloužit jako jediná styčná osoba pro všechny zpravodajské informace a informace související s terorismem. Tato osoba bude odpovědná za poskytování jakýchkoli takových zpravodajských nebo informací ministerstvu. v případech, kdy ministerstvo potřebuje sdělit citlivé informace adresátům, zahájí ministerstvo komunikaci prostřednictvím NYIN a informace budou směrovány pouze primárnímu zpravodajskému nebo informačnímu důstojníkovi. Sekundární zpravodajský nebo informační důstojník bude sloužit jako záložní styčný pracovník, když primární zpravodajský nebo informační důstojník není k dispozici. Ministerstvo bude kontaktovat sekundárního zpravodajského nebo informačního důstojníka, pokud musí být kritické informace předány adresátovi a vícenásobné pokusy kontaktovat primárního zpravodajského nebo informačního důstojníka selhaly.
Primární a sekundární zpravodajští nebo informační důstojníci by měli být vedoucí pracovníci na vyšší úrovni, kteří mají oprávnění komunikovat přímo s generálním ředitelem adresáta (nebo ekvivalentem). Osoba by neměla sloužit jako primární a sekundární zpravodajský nebo informační důstojník pro stejný adresát. U adresátů, kteří jsou součástí skupiny, by mělo být jmenování primárního a sekundárního zpravodajského nebo informačního důstojníka provedeno na základě individuálního adresáta. I když stejná osoba může být určena buď jako primární nebo sekundární zpravodajský nebo informační důstojník pro jednotlivé adresáty v rámci skupiny je třeba zadat označení zvlášť pro každého adresáta na výše uvedeném odkazu.
Adresát by měl ministerstvu co nejdříve poskytnout aktualizované informace, jakmile se změní jakékoli dříve poskytnuté informace.
III. Závěr
Tento oběžník se snaží pomáhat adresátům s plánováním a přípravou na katastrofy a reakcí na ně. Spolupráce adresáta při poskytování včasných a přesných odpovědí je zásadní a oceňují ji ministerstvo i obyvatelé státu New York.
Dotazy týkající se tohoto oběžníku směřujte na Ashberta Carringtona, zkoušejícího ve finančních službách 2, telefonicky na čísle (212) 480-4702 nebo e-mailem na adresu [email protected].
Velice vaše,
Linda A. Lacewell
Superintendent finančních služeb
