Застрахователно циркулярно писмо № 7 (2021)
19 юли 2021 г.
ДО: Всички упълномощени животозастрахователни компании, пенсионни системи, дружества за братски помощи, фондове за социални помощи на служителите, оторизирани дружества за злополука и здравно застраховане, корпорации по член 43, сертифицирани организации за поддържане на здравето по член 44 от закона за общественото здраве, общински кооперативни здравни помощи планове и студентски здравни планове, сертифицирани съгласно Закона за застраховането § 1124
RE: Планиране при бедствия, готовност и реакция от животозастрахователните и здравноосигурителните индустрии
ЗАКОНОВИ И НОРМАТИВНИ ПРЕПОРЪЧКИ:Застрахователно право, раздели 308, 1109 и 1124 и членове 42, 43, 45, 46 и 47; Закон за финансовите услуги, раздел 202; и 11 NYCRR 243 (Застрахователен регламент 152), 11 NYCRR 420 (Застрахователен регламент 169) и 11 NYCRR 421 (Застрахователен регламент 173).
Аз. Резюмето
Опитът ни учи, че бедствия – осакатяващи бури, наводнения, терористични атаки, пробиви в киберсигурността, пандемии – могат да се случат неочаквано, което означава, че трябва да сме готови да реагираме на всяко ниво, ако възникне подобно събитие. Това циркулярно писмо определя стандартите очаква се от оторизирани животозастрахователни компании, системи за пенсиониране, дружества за братски помощи, фондове за социални помощи на служителите, оторизирани дружества за злополука и здравно осигуряване, корпорации по член 43, сертифицирани организации за поддържане на здравето по член 44 от закона за общественото здраве, общински кооперативни планове за здравни обезщетения и сертифицирани здравни планове на студенти в съответствие със Закона за застраховането § 1124 (наричани заедно „адресати“) при планиране и подготовка за и реагиране на бедствия, случващи се навсякъде по света, включително в щата Ню Йорк, които биха могли да повлияят на способността на адресата да продължи да прави бизнес и да обслужва хората на щата Ню Йорк. Това циркулярно писмо отменя и заменя Циркулярно писмо № 6 (2019 г.). Отделно циркулярно писмо обхваща планирането при бедствия, готовността и реакцията от индустрията за имущество/аварии.
II. Дискусията
Когато се случи бедствие в Ню Йорк, Държавният департамент за финансови услуги на Ню Йорк („Департамент“) предоставя на губернатора и Службата за управление на извънредни ситуации на щата Ню Йорк („SOEM“) важна информация относно количеството и степента на загуби, щети, лични наранявания и смъртни случаи в резултат на бедствието. Въз основа на тази информация губернаторът определя дали и кога да поиска федерална декларация за бедствие и как да даде приоритет на разполагането на държавни активи.
Застрахователната индустрия е определена като ключов ресурс за предоставяне на ранни оценки на загуби, щети, лични наранявания и смъртни случаи, произтичащи от бедствия, и играе важна роля в количественото определяне на размера на загубите, щетите, личните наранявания и смъртните случаи , независимо дали са застраховани или незастраховани, и при определяне на подходящия отговор. Съответно, всички адресати трябва да съдействат на отдела за получаване на необходимата информация преди, по време и след бедствие.
Неразделна част от отговора на всяко бедствие е Центърът за застрахователни спешни операции на Министерството („IEOC“), в който работят служители за връзка при бедствия в застрахователната индустрия и представители на отдела, и който координира реакциите при бедствия. Началникът на финансовите услуги (“ Суперинтендант”) ще активира IEOC в съответствие с естеството и степента на бедствието. Когато е възможно, суперинтендантът ще се консултира със застрахователната индустрия, преди да активира IEOC.
А. Преди да сполети бедствието
Всеки адресат трябва да извършва най-малко веднъж годишно анализ на въздействието върху бизнеса, за да предвиди последствията от прекъсване на всяка бизнес функция и процес в резултат на бедствие и да събере информация, необходима за разработване на стратегии за възстановяване. Анализът на въздействието върху бизнеса трябва да идентифицира оперативното и финансови въздействия, произтичащи от прекъсване на бизнес функциите и процесите, и трябва да вземе предвид най-малко следното като уместно: (а) моментът от време, когато прекъсването на бизнеса би имало по-голямо въздействие, като конкретен сезон или край на месеца или тримесечието; (б) периодът от време, преди който прекъсването на дейността би имало оперативно или финансово въздействие; (в) оперативното и финансово въздействие на физически щети на сгради; повреда или повреда на машини, системи или оборудване; ограничен достъп до обект или сграда; прекъсване на комуналните услуги; повреда или загуба или повреда на информационните технологии; и отсъствие на основни служители; (г) ресурси, необходими на бизнеса, за да продължи да функционира при различни нива на смущения; и (д) потенциал за неудовлетвореност или отказ от собственици на полици, притежатели на полици, притежатели на договори, застраховани, анюитети, получатели, бенефициенти и доставчици на здравни услуги (общо „клиенти“).
Адресатът трябва да използва резултатите от този анализ, за да създаде, поддържа и актуализира, ако е необходимо, план за непрекъснатост на бизнеса. Всеки адресат също така трябва да извършва поне веднъж годишно базиран на риска анализ на способността си да подпомага клиенти в засегнатия щат Ню Йорк от бедствие, настъпило навсякъде по света, включително в щата Ню Йорк, и трябва да използва резултатите от този анализ, за да създаде, поддържа и актуализира, ако е необходимо, план за реакция при бедствие, който взема предвид резултатите от анализа. Непрекъснатостта на бизнеса и плановете за реагиране при бедствия трябва да бъдат отделни документи.
Департаментът признава, че размерът, направленията на дейност и корпоративната структура варират сред адресатите. Следователно плановете за непрекъснатост на бизнеса и реагиране при бедствия на адресата трябва да са подходящи за естеството, мащаба и сложността на адресата и бизнеса, който пише или провежда и трябва да се придържа към стандартите, изложени в това циркулярно писмо, според случая.
Департаментът разбира, че определени адресати са членове на системи от холдингови дружества съгласно член 15 от Закона за застраховането или са дъщерни дружества на корпорации майки съгласно член 17 от Закона за застраховането (общо „групи“). Адресатът може да бъде обхванат от непрекъснатост на бизнеса или бедствие план за реагиране, създаден от холдинговата компания или корпорацията майка или друг член на групата. В такива случаи адресатът трябва да е готов да докаже на отдела, че планът отговаря на нуждите на адресата и неговите клиенти. Ако планът не направи това, или ако, по преценка на Министерството, планът, приложен към адресата, е неадекватен, тогава Отделът ще поиска от адресата да създаде свой собствен план за непрекъснатост на бизнеса или план за реагиране при бедствия.
1. План за непрекъснатост на бизнеса
Планът за непрекъснатост на бизнеса трябва да се отнася най-малко до следните елементи, както е уместно:
Планът за непрекъснатост на бизнеса трябва да се преразглежда и одобрява най-малко веднъж годишно от (1) борда на директорите на получателя или члена на групата, или съответния негов комитет, или (2) управителен орган.Адресатите, разположени в същото географски район може да намери за рентабилно да обедини ресурсите си и да създаде споделени съоръжения, като споделени алтернативни работни места, в случай че техните бизнес функции и процеси са нарушени в резултат на бедствие. Департаментът насърчава този вид подход на сътрудничество, при условие че: (1) адресатите поддържат отделно управление и операции; (2) адресатът не разкрива поверителна клиентска информация без съответното съгласие; и (3) адресат поддържа записи в съответствие с 11 NYCRR 243 (Застрахователен регламент 152), 11 NYCRR 420 (Застрахователен регламент 169) и 11 NYCRR 421 (Застрахователен регламент 173).
2. План за реагиране при бедствия
Планът за реагиране при бедствия трябва да се отнася най-малко до следните елементи, според случая:
Планът за реагиране при бедствия трябва да се преразглежда и одобрява най-малко веднъж годишно от (1) борда на директорите на получателя или члена на групата, или съответния негов комитет, или (2) управителен орган.
3. Съхранение на планове за непрекъснатост на бизнеса и реагиране при бедствия
Адресатът трябва да разпространи плановете за непрекъснатост на бизнеса и реагиране при бедствия на всички съответни служители. Ръководителят на екипа за непрекъснатост на бизнеса и ръководителят при бедствия трябва да поддържат главно копие съответно на плана за непрекъснатост на бизнеса и плана за реагиране при бедствия. Копията на плановете за непрекъснатост на бизнеса и реагиране при бедствия трябва да се съхраняват на сигурно място извън обекта във формат, който позволява достъп, ако сървърите на адресата не работят, и позволява отпечатване при поискване.
4. Подаване на план за реагиране при бедствия и въпросник и въпросник за план за непрекъснатост на бизнеса
До 8 октомври 2021 г. всеки адресат трябва да представи на Министерството план за реагиране при бедствия, отговор на въпросника за плана за реагиране при бедствия и отговор на въпросника за плана за непрекъснатост на бизнеса съгласно § 308 от Закона за застраховането. Съгласно Закона за застраховането § 308(a)(1), подаването на адресата трябва да включва подписа на длъжностното лице или друг изпълнителен директор, който отговаря за надзора на подаването, потвърждавайки, че информацията, изложена в подаването, е вярна под наказателна отговорност за лъжесвидетелстване.
Департаментът изисква от адресата да направи всички необходими подавания до Департамента чрез приложението за портал на Департамента. Инструкциите за попълване и подаване на плана за реагиране при бедствия и въпросника и въпросника за плана за непрекъснатост на бизнеса, както и инструкциите за използване на порталното приложение са достъпни на този уебсайт. Адресатът трябва да докладва на отдела възможно най-скоро за всяка промяна в исканата информация, като подаде актуализиран отговор на въпросника за плана за реагиране при бедствие или плана за непрекъснатост на бизнеса.
Всеки адресат трябва да представи текущия си план за реакция при бедствие, дори ако е същият като последния план, подаден в Министерството. Както е посочено в приложението на портала, при подаване на план за реагиране при бедствия, адресатът трябва да документира, че планът за реагиране при бедствия е одобрен от съответния борд на директорите или негов съответен комитет или, ако няма борд на директорите, тогава управителния орган . Адресатът трябва да проследи всички промени в плана за реагиране при бедствия след последното подаване, така че промените да могат лесно да бъдат идентифицирани от отдела.
Планът за реагиране при бедствия трябва да включва името на адресата или адресатите, обхванати от плана за реагиране при бедствия, номера на Националната асоциация на застрахователните комисари („NAIC“) на адресата и името на лицето за контакт, имейл адрес и телефон номер. В допълнение, адресатът трябва да представи план за реагиране при бедствие като документ с възможност за търсене, като например PDF файл на Adobe.
Б. След бедствието
1. Лица за връзка при бедствия
След бедствие, началникът може да се свърже с определени адресати за връзка при бедствия, представляващи адресатите с най-голямо количество директни писмени премии в района на бедствието. Лица за връзка при бедствия трябва да бъдат подготвени да участват в държавния план за реакция при бедствия, както следва:
Адресатите за връзка при бедствия трябва:
2. Данни за покритие след бедствие и статистика на загубите
След бедствие Департаментът ще се свърже с лицата за връзка при бедствия, ако е необходимо, които трябва да предоставят на Департамента данни за покритие и статистически данни за искове. Отделът може да изисква данните и статистиката на текуща база, ако е необходимо.
В. Нюйоркска информационна мрежа
На 3 май 2002 г. бившият Застрахователен отдел издаде Застрахователно циркулярно писмо № 12 (2002 г.), установяващо Нюйоркската информационна мрежа („NYIN“). NYIN е основният канал, чрез който Министерството ще предава разузнавателни доклади и друга критична, но чувствителна информация за тероризма за застрахователната общност в Ню Йорк. Като част от NYIN, главните изпълнителни директори на адресатите („CEO“) или техен еквивалент трябва да определят първичен и вторичен служител по разузнаване или информация, използвайки NYIN Designated Primary и Формуляр за второстепенни разузнавателни/информационни служители, достъпен на този уебсайт. Първичният разузнавателен или информационен служител ще служи като единствена връзка за цялото разузнаване и информация, свързана с тероризма. Това лице ще отговаря за предоставянето на отдела на всяка такава разузнавателна информация или информация. в случаите, когато Министерството трябва да съобщи чувствителна информация на адресатите, Министерството ще инициира комуникацията чрез NYIN и информацията ще бъде насочена само към първичния служител по разузнаване или информация. Вторичният служител по разузнаване или информация ще служи като резервно звено за връзка, когато първичният служител по разузнаване или информация е недостъпен. Отделът ще се свърже с второстепенния служител по разузнаване или информация, когато критична информация трябва да бъде предадена на адресата и множеството опити за връзка с първичния служител по разузнаване или информация са неуспешни.
Първичните и вторичните разузнавателни или информационни служители трябва да бъдат ръководители на висше ниво, които притежават правомощията да комуникират директно с главния изпълнителен директор на адресата (или еквивалент). Едно лице не трябва да служи като първичен и вторичен разузнавателен или информационен служител за един и същ адресат. За адресати, които са част от група, определянето на първичен и вторичен служител по разузнаване или информация трябва да се извърши на базата на индивидуален адресат. Докато едно и също лице може да бъде определено като първичен или вторичен служител по разузнаване или информация за отделни адресати в рамките на група, обозначението трябва да бъде въведено отделно за всеки адресат на връзката, предоставена по-горе.
Адресатът трябва да предостави на отдела актуализирана информация възможно най-скоро, когато се промени предоставената преди това информация.
III. Заключението
Това циркулярно писмо се стреми да подпомогне адресатите при планирането и подготовката за, както и реагирането на бедствия. Сътрудничеството на адресата при предоставянето на навременни и точни отговори е от съществено значение и се оценява от Министерството и хората на щата Ню Йорк.
Моля, насочвайте въпроси относно това циркулярно писмо към Ашбърт Карингтън, инспектор по финансови услуги 2, по телефона на (212) 480-4702 или по имейл до [email protected].
С уважение,
Линда А. Лейсуел
Суперинтендант на финансовите услуги
